Polityka prywatności

Polityka prywatności i plików cookies sklepu Japanese Cosmetics

Data ostatniej aktualizacji: 25 sierpnia 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób korzystających ze sklepu internetowego Japanese Cosmetics dostępnego pod adresem https://japanesecosmetics.pl, w tym osób składających zamówienia, zakładających konto, kontaktujących się z nami, zapisujących się do newslettera, zamawiających powiadomienia o dostępności produktów lub korzystających z innych funkcji Witryny.

Polityka została przygotowana z uwzględnieniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz obowiązujących polskich przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i komunikacji elektronicznej.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

SMM GROUP.PRO VIKTORIIA KRASNOVA
ul. Grzybowska 61/A304
00-844 Warszawa, Polska
NIP: 5252990051
REGON: 527571625
E-mail: info@japanesecosmetics.pl
Telefon: +48 780 757 113

W dalszej części Polityki administrator jest określany jako „Japanese Cosmetics”, „Administrator”, „my” lub „nas”.

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw wynikających z RODO można skontaktować się z nami pocztą elektroniczną, telefonicznie albo listownie, korzystając z danych wskazanych powyżej.

2. Zakres i źródła przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z Witryny możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe – imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres rozliczeniowy, adres dostawy oraz dane firmy, jeżeli zakup jest dokonywany w związku z działalnością gospodarczą.
Dane dotyczące zamówień i obsługi posprzedażowej – numer i zawartość zamówienia, wybrane produkty, ceny, rabaty, sposób dostawy, status realizacji, historia kontaktu, reklamacje, zwroty, wymiany oraz informacje niezbędne do wystawienia dokumentów sprzedaży.
Dane dotyczące płatności – wybrana metoda płatności, status płatności, kwota oraz identyfikator transakcji przekazywany przez operatora płatności. Japanese Cosmetics nie otrzymuje ani nie przechowuje pełnego numeru karty płatniczej, kodu CVV/CVC ani danych logowania do bankowości elektronicznej. Dane te są przetwarzane przez właściwego operatora płatności.
Dane konta klienta – dane logowania, historia zamówień i ustawienia konta, jeżeli użytkownik zdecyduje się utworzyć konto.
Dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, identyfikatory urządzenia i przeglądarki, rodzaj urządzenia, system operacyjny, język, strefa czasowa, przybliżona lokalizacja, dane dzienników serwera, informacje o sposobie korzystania z Witryny oraz identyfikatory plików cookies i podobnych technologii.
Dane marketingowe – informacje o udzielonych zgodach, preferencjach marketingowych, otwarciach wiadomości, kliknięciach oraz interakcjach z newsletterem lub reklamami, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę.
Dane związane z opiniami i powiadomieniami – treść opinii, ocena produktu, imię lub oznaczenie autora, a także adres e-mail podany w celu otrzymania powiadomienia o dostępności produktu.
Dane przekazane dobrowolnie w korespondencji – treść wiadomości, załączniki i inne informacje przekazane podczas kontaktu z Biurem Obsługi Klienta.
Informacje dotyczące potrzeb pielęgnacyjnych – informacje dotyczące rodzaju włosów, skóry lub oczekiwanego działania produktu, przekazane dobrowolnie w celu uzyskania pomocy w doborze kosmetyków. Prosimy nie przekazywać diagnoz medycznych ani innych danych o zdrowiu, które nie są niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Jeżeli przekazana informacja stanowi szczególną kategorię danych osobowych, przetwarzamy ją wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.

Dane pozyskujemy bezpośrednio od użytkownika, automatycznie podczas korzystania z Witryny, od operatorów płatności, przewoźników i dostawców usług obsługujących zamówienie, a także z platform reklamowych lub analitycznych – wyłącznie w zakresie dozwolonym prawem i zgodnym z udzielonymi zgodami.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży – przyjęcie zamówienia, potwierdzenie dostępności produktów, obsługa płatności, przygotowanie i dostawa zamówienia, kontakt dotyczący realizacji, obsługa konta klienta, zwrotów, wymian i reklamacji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Podjęcie działań przed zawarciem umowy – udzielenie informacji o produktach, dostępności, dostawie lub warunkach zakupu na żądanie użytkownika. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Wypełnienie obowiązków prawnych – prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej, wystawianie faktur, realizacja praw konsumentów, współpraca z właściwymi organami oraz wykonywanie innych obowiązków nałożonych na Administratora. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Obsługa zapytań i korespondencji – udzielanie odpowiedzi, prowadzenie komunikacji i dokumentowanie ustaleń. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy planowanego lub realizowanego zakupu, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na sprawnej obsłudze klientów i prowadzeniu korespondencji.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – zabezpieczenie dowodów, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ochrona praw Administratora i klientów. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Witryny – zapobieganie oszustwom, nadużyciom i atakom, prowadzenie logów technicznych, diagnostyka błędów oraz ochrona kont i transakcji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w odniesieniu do technologii niezbędnych do świadczenia usługi również właściwe przepisy Prawa komunikacji elektronicznej.
Analiza i ulepszanie Witryny – pomiar ruchu, badanie sposobu korzystania ze sklepu, testowanie funkcjonalności i ocena skuteczności działań. W przypadku niekoniecznych plików cookies i podobnych technologii podstawą jest zgoda użytkownika, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy Prawa komunikacji elektronicznej.
Newsletter i marketing bezpośredni – przesyłanie informacji o produktach, promocjach i treściach Japanese Cosmetics, jeżeli użytkownik wyraził zgodę. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
Personalizacja treści i reklamy – tworzenie grup odbiorców, mierzenie konwersji oraz dopasowanie komunikacji marketingowej do zainteresowań użytkownika, wyłącznie w zakresie wynikającym z udzielonej zgody na odpowiednie technologie. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Publikowanie i obsługa opinii – umożliwienie dodania opinii, weryfikacja jej autentyczności, moderacja oraz prezentacja oceny produktu lub sklepu. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz uzasadniony interes polegający na przedstawianiu klientom rzetelnych opinii i dbaniu o jakość oferty; w zakresie dodatkowej, dobrowolnej publikacji danych podstawą może być zgoda.
Powiadomienie o dostępności produktu – wysłanie zamówionej informacji o ponownej dostępności produktu. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Dobór kosmetyków i indywidualna konsultacja – udzielenie dobrowolnej pomocy na podstawie informacji przekazanych przez użytkownika. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a gdy informacja stanowi dane szczególnej kategorii – wyraźna zgoda zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niektóre informacje są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, dostawy zamówienia, wystawienia faktury, rozpatrzenia reklamacji albo udzielenia odpowiedzi. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić realizację danej usługi.

Podanie danych do celów newslettera, marketingu, analityki, personalizacji, powiadomień o dostępności lub konsultacji produktowej jest dobrowolne i nie jest warunkiem dokonania zakupu.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu następującym kategoriom odbiorców:

Shopify International Limited oraz podmiotom z grupy Shopify – jako dostawcy platformy e-commerce, hostingu, infrastruktury technicznej, funkcji sklepu i narzędzi bezpieczeństwa. Informacje dla klientów Shopify są dostępne pod adresem https://www.shopify.com/legal/privacy/consumers.
Operatorom płatności udostępnionym podczas finalizacji zamówienia – w celu autoryzacji, rozliczenia, zwrotu lub zabezpieczenia płatności.
Partnerowi logistycznemu na terenie Unii Europejskiej oraz przewoźnikom, w szczególności GLS, DHL i Nova Post – w celu przygotowania, nadania, śledzenia i doręczenia przesyłki oraz obsługi zdarzeń transportowych.
Google Ireland Limited i podmiotom z grupy Google – w związku z korzystaniem, zależnie od konfiguracji i udzielonych zgód, z usług Google Analytics, Google Ads, Google Merchant Center, Google Tag Manager, YouTube oraz Google Customer Reviews. Polityka prywatności Google jest dostępna pod adresem https://policies.google.com/privacy.
Klaviyo, Inc. – w związku z obsługą newslettera, formularzy, automatyzacji marketingowych i analizy komunikacji, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę. Polityka prywatności Klaviyo jest dostępna pod adresem https://www.klaviyo.com/legal/privacy.
Dostawcom narzędzi do powiadomień o dostępności produktów, opinii klientów, obsługi klienta, poczty elektronicznej, księgowości, fakturowania, pomocy prawnej, usług IT, cyberbezpieczeństwa, kopii zapasowych i utrzymania systemów.
Organom publicznym, sądom i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa albo jest niezbędny do ochrony praw Administratora lub osób trzecich.

Każdy odbiorca otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do wykonania powierzonych mu czynności. Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie odpowiednich umów i naszych instrukcji, chyba że zgodnie z prawem występują jako odrębni administratorzy.

Nie sprzedajemy danych osobowych w rozumieniu powszechnie przyjętym jako odpłatne przekazywanie baz danych innym podmiotom do ich własnych, niezależnych celów.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych lub Kanadzie. W takim przypadku transfer odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, takiego jak:

decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;
certyfikacja odbiorcy w ramach EU–US Data Privacy Framework, jeżeli ma zastosowanie;
standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane;
wiążące reguły korporacyjne, w tym odpowiednie mechanizmy stosowane przez Shopify;
inna podstawa prawna przewidziana w rozdziale V RODO.

Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z nami na adres info@japanesecosmetics.pl.

7. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i okresów przedawnienia. W szczególności:

dane dotyczące zamówień i umów – przez okres realizacji umowy, a następnie do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń;
dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku;
dane konta klienta – do czasu usunięcia konta, a następnie w niezbędnym zakresie do upływu terminów przedawnienia lub wykonania obowiązków prawnych;
dane dotyczące reklamacji, zwrotów i wymian – przez okres obsługi sprawy, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń;
korespondencja i zapytania – do zakończenia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej – do chwili wycofania zgody lub ustania celu, z możliwością zachowania ograniczonych danych o udzieleniu lub wycofaniu zgody w celu wykazania zgodności z prawem;
dane wykorzystywane do marketingu opartego na uzasadnionym interesie – do chwili wniesienia skutecznego sprzeciwu;
dane z plików cookies i podobnych technologii – przez okres wskazany w panelu zarządzania zgodami lub do czasu usunięcia plików cookies przez użytkownika, nie dłużej jednak niż jest to konieczne do danego celu;
dane do powiadomienia o dostępności – do wysłania powiadomienia, wycofania żądania albo ustania celu;
opinie – przez okres ich publikacji albo do czasu skutecznego żądania usunięcia, o ile dalsze przechowywanie nie jest wymagane prawem lub niezbędne do obrony roszczeń.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo bezpiecznie archiwizowane, jeżeli ich dalsze przechowywanie wynika z prawa.

8. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednie zgody, możemy analizować informacje o odwiedzanych stronach, przeglądanych produktach, zakupach i interakcjach z wiadomościami w celu tworzenia segmentów odbiorców, dopasowania treści, rekomendacji lub reklamy oraz mierzenia skuteczności kampanii. Takie działania mogą stanowić profilowanie.

Nie podejmujemy wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO użytkownikowi przysługuje prawo do:

uzyskania informacji o przetwarzaniu danych i dostępu do danych;
otrzymania kopii danych;
sprostowania lub uzupełnienia nieprawidłowych danych;
usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki prawne;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Żądanie można przesłać na adres info@japanesecosmetics.pl lub pocztą na adres Administratora. Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

Prawa wynikające z RODO nie mają charakteru bezwzględnego. W określonych sytuacjach dalsze przetwarzanie może być konieczne, na przykład w celu wykonania obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania.

Skargę można wnieść do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
https://uodo.gov.pl

10. Pliki cookies i podobne technologie

Witryna wykorzystuje pliki cookies, lokalną pamięć przeglądarki, piksele, znaczniki i podobne technologie. Mogą one być ustawiane przez Japanese Cosmetics lub przez dostawców usług działających w naszym imieniu.

Stosujemy następujące kategorie technologii:

Niezbędne – wymagane do działania sklepu, zapewnienia bezpieczeństwa, zapamiętania koszyka, utrzymania sesji, realizacji płatności, wyboru ustawień prywatności i udostępnienia funkcji wyraźnie żądanych przez użytkownika. Bez nich Witryna może nie działać prawidłowo. W zakresie dozwolonym prawem technologie te mogą działać bez odrębnej zgody.
Funkcjonalne – umożliwiają zapamiętanie preferencji i udostępnienie dodatkowych funkcji. Jeżeli nie są niezbędne, uruchamiamy je dopiero po uzyskaniu zgody.
Analityczne – pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z Witryny, mierzyć ruch i poprawiać działanie sklepu. Uruchamiamy je po uzyskaniu zgody, jeżeli zgoda jest wymagana.
Marketingowe – służą do mierzenia kampanii, ograniczania liczby wyświetleń, tworzenia grup odbiorców i dopasowywania reklam. Uruchamiamy je wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

W zależności od wybranych zgód Witryna może korzystać z technologii Shopify, Google, Klaviyo oraz innych dostawców wskazanych w panelu zarządzania zgodami.

Podczas pierwszej wizyty użytkownik może zaakceptować wszystkie niekonieczne technologie, odrzucić je albo wybrać poszczególne kategorie. Zgodę można w dowolnym momencie zmienić lub wycofać za pomocą ustawień prywatności lub plików cookies dostępnych w Witrynie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Plikami cookies można również zarządzać w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie wszystkich plików cookies może jednak spowodować, że część funkcji sklepu, w tym koszyk lub finalizacja zamówienia, nie będzie działać prawidłowo.

Informacje o konkretnych plikach cookies, ich dostawcach, celach i okresach działania powinny być dostępne w aktualnym panelu zarządzania zgodami w Witrynie.

11. Newsletter i komunikacja marketingowa

Zapis do newslettera jest dobrowolny. Wiadomości marketingowe wysyłamy wyłącznie zgodnie z udzieloną zgodą i obowiązującymi przepisami. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie:

poprzez link rezygnacji znajdujący się w każdej wiadomości marketingowej;
poprzez zmianę ustawień, jeżeli taka funkcja jest dostępna;
wysyłając wiadomość na adres info@japanesecosmetics.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na możliwość składania zamówień ani korzystania z podstawowych funkcji Witryny.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, których celem jest ochrona danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem. Obejmują one w szczególności szyfrowane połączenie SSL/TLS, kontrolę dostępu, ograniczanie zakresu uprawnień, zabezpieczenia platformy e-commerce, kopie zapasowe oraz procedury reagowania na incydenty.

Żaden sposób transmisji lub przechowywania danych nie zapewnia jednak absolutnego bezpieczeństwa. Jeżeli użytkownik podejrzewa naruszenie bezpieczeństwa konta lub danych, prosimy o niezwłoczny kontakt.

13. Dane dzieci

Witryna nie jest kierowana do dzieci poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych dzieci w celu świadczenia im usług bez wymaganej podstawy prawnej lub zgody przedstawiciela ustawowego. Jeżeli opiekun uważa, że dziecko przekazało nam dane bez odpowiedniego uprawnienia, prosimy o kontakt w celu wyjaśnienia sprawy i – jeżeli będzie to zasadne – usunięcia danych.

14. Linki do innych stron

Witryna może zawierać linki do stron zewnętrznych. Nie odpowiadamy za zasady przetwarzania danych stosowane przez niezależnych administratorów tych stron. Przed przekazaniem danych innemu podmiotowi zalecamy zapoznanie się z jego polityką prywatności.

15. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów, funkcji Witryny, wykorzystywanych usług, sposobów przetwarzania danych lub danych Administratora. Aktualna wersja jest zawsze publikowana w Witrynie wraz z datą ostatniej aktualizacji.

Jeżeli zmiana będzie istotna, poinformujemy o niej w odpowiedni sposób, na przykład za pomocą komunikatu w Witrynie lub wiadomości e-mail, jeżeli będzie to wymagane lub uzasadnione.